實施內(nèi)部審核可以改進(jìn)質(zhì)量管理體系的績效，推動企業(yè)不斷發(fā)展和壯大。本文主要討論了質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的內(nèi)涵和意義，分析了內(nèi)部審核過程存在的問題，提出了提高內(nèi)部審核有效性的措施，以供參考。 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核有效性提升措施 文／潘志林 張驕陽 甘美 近年來，以顧客為關(guān)注焦點，建立質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進(jìn)，已經(jīng)是企業(yè)生存和發(fā)展的必要條件。在企業(yè)質(zhì)量管理體系運行過程中，難免會出現(xiàn)問題，而內(nèi)部審核是發(fā)現(xiàn)和解決問題并提高企業(yè)市場競爭力的一種有效手段。 一 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的意義 內(nèi)部審核有助于質(zhì)量體系問題的發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)。內(nèi)部審核對問題和薄弱環(huán)節(jié)的發(fā)現(xiàn)，糾正措施的跟蹤驗證更加方便和深入；內(nèi)部審核有助于質(zhì)量體系有效性的提高。內(nèi)部審核是對質(zhì)量體系進(jìn)行的一次系統(tǒng)性的審核，覆蓋質(zhì)量體系運行的全部要素，全面的發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)問題；內(nèi)部審核有助于管理者介入質(zhì)量體系的運行。內(nèi)部審核可根據(jù)管理者關(guān)注點，制定審核重點區(qū)域，為管理者調(diào)整和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。 二 質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核存在的問題 1.重視程度不足 （1）審核組成員安排不合理。審核人員多為業(yè)務(wù)人員兼職，對領(lǐng)導(dǎo)作用、策劃和支持的相關(guān)條款審核效果差，領(lǐng)導(dǎo)作用條款甚至不審核。 （2）受審核人員安排不合理。受審核人員一般為業(yè)務(wù)人員，不能完全知曉業(yè)務(wù)整體情況。導(dǎo)致審核結(jié)果不全面，無法發(fā)現(xiàn)深層次的問題。 （3）審核時間無法保證。 審核人員和受審核人員均為兼職人員，在審核過程中經(jīng)常被其他事情打擾，審核計劃不能順利實施，甚至出現(xiàn)審核過程“偷工減料”的現(xiàn)象。 2. 審核程序不規(guī)范 （1）制定審核方案時考慮不全面。僅考慮標(biāo)準(zhǔn)條款和質(zhì)量體系文件的要求，忽略管理評審要求、歷史不符合項整改情況、管理中的薄弱環(huán)節(jié)和相關(guān)方要求等方面的內(nèi)容。 （2）審核資源分配不合理。審核時間平均分配，未對重點區(qū)域增加審核時間，審核人員審核與自身業(yè)務(wù)存在責(zé)任關(guān)系的過程。 （3）未對抽樣數(shù)量和審核發(fā)現(xiàn)作具體規(guī)定。審核人員隨意性較大，根據(jù)自身的理解進(jìn)行審核，抽樣數(shù)量不統(tǒng)一，審核發(fā)現(xiàn)的符合性和不符合性證據(jù)記錄不完整。 3.審核人員能力不足 審核人員多為業(yè)務(wù)人員兼職，一般存在以下問題：有的內(nèi)審員未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，缺少審核知識和審核技巧，審核經(jīng)驗較少；有的內(nèi)審員專業(yè)知識和技能水平不足，對審核內(nèi)容的具體業(yè)務(wù)不熟悉，不能進(jìn)行有效和深入的審核；有的內(nèi)審員關(guān)注點較為單一，僅集中在表面問題點，不能發(fā)現(xiàn)背后的深層次問題，分析和總結(jié)能力較差，難以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性問題。 4.不符合報告難以閉環(huán) 內(nèi)部審核開具的不符合報告屬于企業(yè)的內(nèi)部行為，權(quán)威性較差，整改進(jìn)度和力度不足。有的不符合報告甚至不被受審核方認(rèn)可和接受，整改也無從談起。有的不符合報告整改不能得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的有力支持，嚴(yán)重影響內(nèi)部審核的有效性。 三 提高質(zhì)量體系內(nèi)部審核有效性的措施 1.增強領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)量意識，提高重視程度 領(lǐng)導(dǎo)重視是提高內(nèi)部審核有效性的前提條件。一是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部審核的重視程度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有以身作則，才能帶動全體員工從思想和認(rèn)識上轉(zhuǎn)變觀念。二是合理安排審核組成員，配置合適的審核員，例如領(lǐng)導(dǎo)作用條款的審核人員可以安排企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或聘請外部專家進(jìn)行審核，提高審核的權(quán)威性。三是受審核人員應(yīng)是掌握整體業(yè)務(wù)流程的管理人員，具有決定權(quán)，能全面的接受審核。四是給予審核過程足夠的資源支持，保證充足的審核時間，使審核過程能夠按計劃實施。 2.規(guī)范審核程序，細(xì)化工作流程 規(guī)范的工作流程是提高內(nèi)部審核有效性的保證。一是企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的內(nèi)部審核管理文件，明確編制審核方案考慮的內(nèi)容范圍，包括標(biāo)準(zhǔn)要求、質(zhì)量管理體系要求、管理評審提出的要求、以往審核中出現(xiàn)的不合格項、質(zhì)量問題重復(fù)出現(xiàn)的部位、管理中的薄弱環(huán)節(jié)、相關(guān)方要求以及以往外部審核不符合項的驗證方面。二是根據(jù)審核的關(guān)注重點，合理分配審核時間，保證重點區(qū)域得到充分的審核，避免審核時間平均分配。三是根據(jù)審核員的工作內(nèi)容和專業(yè)知識，合理分配審核條款，避免審核陌生的領(lǐng)域和存在責(zé)任關(guān)系的業(yè)務(wù)流程。四是明確審核抽樣原則和審核發(fā)現(xiàn)的記錄要求。五是在審核開始前，審核組長對全體審核組人員明確審核過程的注意事項和審核要求，審核發(fā)現(xiàn)不僅記錄不符合性的證據(jù)，也要記錄符合性的證據(jù)，保證審核記錄信息的全面、統(tǒng)一和準(zhǔn)確。 3.加強審核人員隊伍建設(shè)，提高審核人員能力 審核人員是內(nèi)部審核的實施者，建設(shè)一支有資質(zhì)、有技術(shù)、熟悉質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、懂專業(yè)技術(shù)的審核員隊伍是必不可少的。一是策劃內(nèi)審員的隊伍建設(shè)，提出內(nèi)審員的數(shù)量、人員構(gòu)成、專業(yè)知識和技能水平需求，選擇和發(fā)展合適的內(nèi)審員。二是制定合理的培訓(xùn)計劃，包括外部取證培訓(xùn)和企業(yè)內(nèi)部專業(yè)知識培訓(xùn)。三是定期開展審核案例學(xué)習(xí)、分析和分享的討論會，將審核方法、技巧和注意事項進(jìn)行交流和總結(jié)。四是讓實踐多、經(jīng)驗豐富的審核員帶領(lǐng)新審核員一同審核，在審核實際過程中，實現(xiàn)審核經(jīng)驗、方法和技巧的教學(xué)和傳承。五是總結(jié)改進(jìn)，審核結(jié)束后召開總結(jié)會議，指出審核過程中出現(xiàn)的問題，表揚優(yōu)秀的方式方法，使審核員的能力獲得提高。 4.加強不符合報告整改，跟蹤驗證措施有效性 不符合項的整改是質(zhì)量體系有效運行和持續(xù)改進(jìn)的重要環(huán)節(jié)，但不符合項的整改也是一個刮骨療傷的痛苦環(huán)節(jié)。一是需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，包括對不符合項的認(rèn)可、不符合項整改資源的提供、不同部門之間的協(xié)調(diào)。二是不符合項整改部門不能僅考慮本身的得失，要立足于企業(yè)全局，積極開展不符合項的整改。三是審核組織部門要拉條掛賬，明確不符合項整改的責(zé)任人員和時間節(jié)點，跟蹤整改進(jìn)度和措施的有效性。四是建立合理的考核機制，考核方式不能僅考慮不符合項的數(shù)量，更應(yīng)側(cè)重不符合項整改效果的評估，可對整改效果突出的部門進(jìn)行獎勵。